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Hubspot + Atlassian

How to create a high-performing hub for teamwork, transparency, and communication


HubSpot의 팀은 Confluence를 통해 커뮤니케이션하고 협업하고 있습니다. 하지만 직원과 페이지 수가 늘어나면서 검색 용이성과 성능에서 문제가 발생하기 시작했습니다. HubSpot은 Wiki 제품 및 지식 관리자를 채용하여 Data Center로 마이그레이션하고 앱을 통합함으로써, 빠르게 대응하고 투명한 문화를 지원하는 귀중한 솔루션을 찾을 수 있었습니다.

중소기업을 위한 성장 플랫폼인 HubSpot은 마케팅과 영업을 보다 인간적인 방식으로 만들기 위해 설립되었습니다. HubSpot의 솔루션은 기업이 불쑥 전달되는 인간미 없는 광고와 이메일을 푸시하는 대신, 관련성 있고 유용한 콘텐츠를 통해 새로운 고객을 사로잡도록 합니다.

HubSpot은 내부적으로 이러한 사명에 따라 운영되며, 전세계 2,600여 명 직원을 위해 투명성 문화를 만들어 가고 있습니다. 즉, 직원이 Confluence에 게시하는 관련성 있고 유용한 콘텐츠를 바탕으로 운영이 이루어지는 것입니다.

Confluence Server에서 Data Center로 마이그레이션하고 여러 앱을 통해 플랫폼을 개선함으로써, HubSpot은 커뮤니케이션, 협업 및 투명성을 증대해주는 사용하기 쉬운 고성능 허브를 개발했습니다.

HubSpot의 허브에 시간과 리소스 투입

HubSpot에서 Confluence를 롤아웃하면서 이 글로벌 조직은 이것을 주요 정보 소스로 사용하고 있습니다. 경영진은 비즈니스 업데이트 및 새로운 사무실과 같은 중요한 발표에서 Confluence를 사용합니다. 마케팅 부서에서는 Confluence를 프로젝트 계획에, 제품 부서에서는 문서화에, 판매 및 지원 부서에서는 기술 자료로 활용하고 있습니다. HR 인사 운영 부서에서는 Confluence를 새로운 혜택과 채용 전략을 전달하는 데 사용하는 반면, 사업 지원 부서에서는 문서화에 사용합니다. Wiki 제품 및 지식 매니저 Ciaira Castorena는 "알아야 할 것이 있거나 다른 사람에게 알리고 싶은 것이 있으면, [Confluence에] 올립니다."라고 설명했습니다.

그러나 직원 수와 Confluence 페이지 수가 증가하면서 필요할 때 적절한 정보를 찾기가 더 어려워졌습니다. 또한 사용량이 많은 시간에는 로드 시간이 느려지고 때로는 예기치 않은 중단이 발생하기도 했습니다.

HubSpot 직원들이 Confluence를 통해 최신 정보를 확인하고 업무를 완수하고 있었기 때문에, 회사 경영진은 직원들의 성공을 지원해줄 인프라와 인재에 투자했습니다. 경영진은 Confluence 콘텐츠를 관리하고, 문제를 해결하고, 성장을 위해 미리 계획하는 데 전념할 수 있는 Wiki 제품 및 지식 관리자를 채용했습니다. 협업 소프트웨어와 커뮤니티 관리에 대한 광범위한 경력을 갖춘 Ciaira가 이 직무에 적임자였습니다.

우리는 Confluence를 통해… 우리의 후손이 자랑스러워 할 회사를 만드는 과정에서 회사의 모든 사람은 참여하고, 질문하고, 목소리를 낼 수 있는 동등한 기회를 가지게 되었습니다.

Katie Burke

CPO(최고인사책임자)

How to create a high-performing hub for teamwork, transparency, and communication

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새로운 기회의 가능성에 기대감을 갖고, Ciaira는 새로운 역할을 받아들여 업무를 시작했습니다. 그녀는 Confluence를 완벽하게 이해하고 전세계 HubSpot 직원의 사용 방식을 더 확실히 파악하겠다는 두 가지 주요 목표를 가지고 시작했습니다. Ciaira는 "저는 인스턴스를 살펴보고 회사의 여러 직원들을 인터뷰하기 시작했습니다. 사람마다 Confluence를 다르게 사용하고 있다는 것을 알았기 때문에 저는 심지어 더블린 사무실까지 가서 이들의 의견도 조사했습니다."라고 설명합니다.

조사한 결과를 모으고 애로 사항을 밝히 후, Ciaira는 문제를 해결할 계획을 만들기 시작했습니다. 첫 번째 과제는 가동 중지 시간을 최소화하고 콘텐츠를 더 찾기 쉽게 만드는 것이었습니다.

알아야 할 것이 있거나 다른 사람에게 알리고 싶은 것이 있으면, [Confluence에] 올립니다.

Ciaira Castorena

Wiki 제품 및 지식 관리자

원활한 업그레이드와 마이그레이션을 위한 협업

Ciaira는 가동 중지를 해결하기 위해 HubSpot의 시스템 운영 팀과 협업하여 시스템 유지 보수 및 업그레이드를 작업하기 시작했습니다. Ciaira와 자주 협업하는 시스템 엔지니어 Matt Krohn은 협업을 통해 모든 것이 원활하게 진행되었다고 말합니다. "업그레이드를 테스트할 때 Ciaira와 이야기하면 '와 이거 멋진데요!'라든가 '음, 문제가 있는 것 같은데요.'라고 알려주거든요."

Ciaira와 Matt가 협업한 더 큰 프로젝트 중 하나는 Confluence Server에서 Data Center로의 마이그레이션이었습니다. Ciaira는 장기적 성장을 위한 토대를 마련하는 동시에 단기간에 성능을 개선하기 위해 서버에서 Data Center로 마이그레이션할 것을 경영진에게 추천했습니다. 프로젝트가 승인되자 그녀는 Matt에게 연락하여 계획 프로세스를 시작했습니다.

중대한 사안이기 때문에 처음부터 이슈를 최소화하기 위해 협력했습니다. Matt는 "Confluence는 우리가 사용하는 도구 중에서 가장 눈에 띄는 도구이기 때문에 Confluence를 계획 없이 업그레이드하고 싶지 않았습니다. 경영진은 항상 Confluence에 게시물을 읽고 작성하기 때문에 Confluence가 중단되면 즉시 알아차립니다."라고 말합니다.

Matt의 첫 번째 일은 Data Center에 대해 자세히 알아보고 마이그레이션을 위한 요구 사항을 이해하는 것이었습니다. 조사를 마친 후 그는 HubSpot이 데이터베이스 관리 시스템을 먼저 마이그레이션해야 한다는 것을 깨달았습니다. Matt는 "이러한 대대적인 작업을 Confluence와 함께 한다면 데이터베이스를 MySQL에서 Postgres로 마이그레이션하는 것이 좋겠다고 판단했습니다. 쉽지는 않았지만, 결국은 완료했습니다." 

Postgres 구현이 완료되자 Matt와 Ciaira는 Data Center로 관심을 돌렸습니다. 이들은 모든 개념 증명과 광범위한 테스트를 완료하기 위해 수개월 동안 협업했습니다. 이러한 준비는 결실을 맺었고 Data Center로 마이그레이션은 순조롭게 진행되었습니다. 사실, Ciaira는 보통 HubSpot 직원은 아무 것도 눈치채지 못했을 것이라고 합니다. 이후로, 인기 있는 게시물이 내부에서 큰 인기를 얻을 때에도 예기치 않은 가동 중지는 발생하지 않았습니다. 또한 HubSpot의 엔지니어는 AWS의 클러스터에 새 노드를 쉽게 추가할 수 있게 되었습니다. 

"자동화 도구로 새 노드를 가동하고 모든 것을 새 노드로 마이그레이션한 후에 이전 노드를 중단하기만 하면 되죠. 자동화 도구가 있으니 정말 좋습니다."라고 Matt가 설명했습니다. Ciaira는 "서버 연결과 관련된 오류 메시지 보고가 훨씬 줄어들었고 이제 콘텐츠가 더 빠르게 로드돼요."라고 덧붙입니다. Confluence 관리자와 사용자를 위한 장점 덕분에 이 마이그레이션은 큰 성공을 거두었고, HubSpot이 성장함에 따라 그 가치는 계속될 것입니다. 

Confluence: HubSpot의 투명성 문화의 핵심 요소 

마이그레이션 후 Ciaira는 콘텐츠를 더 찾기 쉽게 만들고, Atlassian Marketplace의 앱으로 Confluence를 커스터마이징하는 데 집중해 왔습니다. 아카이빙 및 분석을 구현하는 것부터 기능을 개선하고 개인 맞춤 기능을 추가하는 것까지, 모든 변화는 투명성과 정보 공유를 향한 HubSpot의 약속을 바탕으로 추진되었습니다. 최고 인사 책임자 Katie Burke는 "투명한 업무 환경은 신뢰와 연계를 강화하며 우리와 같은 글로벌 조직에서 이는 성공에 있어 가장 중요한 요소입니다."라고 말했습니다. "우리는 Confluence를 통해 지속적인 투명성을 위한 플랫폼을 만들었고, 덕분에 우리의 후손들이 자랑스러워 할 수 있는 회사를 만들기 위해 회사의 모든 사람이 동등하게 참여하고, 질문하고, 목소리를 낼 수 있는 기회를 가질 수 있게 되었습니다." 

Ciaira와 그녀의 팀의 Confluence에서 중요한 개선 사항은 시작에 불과합니다. 앞으로 Ciaira는 Confluence 템플릿의 사용법을 작성하고 템플릿 사용을 유도하고, 교육 프로그램을 만들고, 추가로 커스터마이징할 부분을 찾아보고, 직원들이 더 많이 기여할 수 있도록 함으로써 직원들이 지속적으로 정보를 얻고 연결되는 방식을 개선할 것입니다.

Ciaira는 "과거 프로젝트는 대부분 나중에 성공할 수 있도록 기반을 강화하고 문제를 해결하는 것이었습니다. 이제는 점점 안정되어 가는 환경을 사용하여 기능을 확장하고 엔터프라이즈에 걸맞은 더욱 세련된 사용자 경험을 만드는 데 집중하려고 합니다. 이제는 정말 재밌는 일만 남아 있죠!"라고 합니다.

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